Zaznacz, co robisz ręcznie — i policz, ile Cię to kosztuje

Lista pochodzi z trzech firm, które przeanalizowałem w całości: szkoły żeglarstwa, agencji płatnych przewodników i najmu sześciu mieszkań. To nie statystyka branżowa — trzy firmy, nie trzysta. Ale rutyny się w nich powtarzały i część z nich niemal pewnie masz też Ty. Nie musisz nic wypełniać ani nigdzie wysyłać: ta strona nie prosi ani o maila, ani o formularz.

Trzy czynności i znasz cenę swojej rutyny

• Jak to wygląda na żywym przykładzie Wynajmującemu sześć mieszkań zamknięcie miesiąca rozliczeniowego zajmowało 3–6 godzin. Swoją godzinę wyceniał do 150 zł. Trzy godziny × 150 × 12 to 5 400–10 800 zł rocznie, i to tylko na czasie — bez błędów w rozliczeniu mediów i bez opóźnień.

Tam, gdzie pieniądze giną po cichu

• Odpowiadanie na przychodzące zapytania. Codziennie, także wieczorami i w weekendy. Rusza: udział zapytań, które doszły do rezerwacji.
• Dociskanie tych, którzy zapytali i się nie zapisali. Po każdym zapytaniu. Rusza: konwersję z pytania w płatność.
• Douzupełnianie miejsc na wydarzeniu, na którym zostały wolne. Kilka razy w miesiącu. Rusza: niesprzedane miejsca × cenę miejsca.
• Ogłoszenie tego, co będzie w tygodniu. Raz w tygodniu. Rusza: liczbę zapytań od ludzi, których nie ma na Twoim czacie.

Praca, której nie widać w żadnym raporcie

• Potwierdzanie składu przed wyjściem: „wszystko w mocy?”. Przed każdym wydarzeniem. Rusza: udział wydarzeń z potwierdzonym składem na dobę przed.
• Zbieranie odpowiedzi i pilnowanie, czy zebrała się potrzebna liczba. Od jednego do czterech razy w tygodniu. Rusza: udział ogłoszeń, które zebrały kworum.
• Ręczne przenoszenie danych z wiadomości do arkusza i z powrotem. Codziennie. Rusza: nie metrykę, a Twoje godziny i liczbę zgubionych zapisów.
• Odwołanie albo przeniesienie przy niedoborze — i powiadomienie wszystkich. Za każdym razem, gdy się nie zebrało. Rusza: udział osób, które wróciły po przeniesieniu.

Miesięczny cykl, którego nie można pominąć

• Odebrać fakturę od wspólnoty albo od dostawcy. Raz w miesiącu. Rusza: termin zamknięcia miesiąca.
• Zebrać odczyty liczników albo dane od drugiej strony. Raz w miesiącu. Rusza: termin i liczbę wiadomości dopytujących.
• Rozłożyć koszty na obiekty i wystawić klientowi. Raz w miesiącu na każdy obiekt. Rusza: liczbę błędów w rozliczeniu.
• Sprawdzić, kto zapłacił, i przypomnieć spóźnionym. Raz w miesiącu plus przypomnienia. Rusza: liczbę opóźnień.
• Zamknąć miesiąc i odłożyć podatek. Raz w miesiącu. Rusza: nieprzyjemne niespodzianki na koniec kwartału.
• Zmiana klienta albo najemcy: umowa, odbiór, kaucja. Kilka razy w roku. Rusza: przestój między klientami.

Rutyna, o której prawie nikt nie pamięta

• Weryfikacja cen na stronie z tym, co jest w rzeczywistości. Powinna być raz w tygodniu — zwykle nie ma jej wcale. Rusza: liczbę klientów przyszłych z błędną ceną.
• Sprawdzanie, czy linki zewnętrzne i afiliacyjne jeszcze żyją. Raz w tygodniu. Rusza: utracone przejścia i prowizje afiliacyjne.
• Sprawdzanie, czy kody promocyjne i rabaty działają i zgadzają się wszędzie. Przed każdą akcją i po niej. Rusza: bezpośrednie straty na błędnym rabacie.
• Weryfikacja tego, co obiecuje opis: co jest w cenie, a co nie. Przy każdej zmianie. Rusza: liczbę spornych zwrotów.

Pięć rutyn, których nie wezmę

To nie skromność, a filtr: jeśli je wezmę, przyrostu nie będzie, a Ty zapłacisz za pracę.

• Wszystko, co zdarza się rzadziej niż raz w miesiącu: przyrost nie zdąży się uzbierać, a mierzyć nie będzie czego.
• Wszystko, gdzie błąd agenta kosztuje więcej niż zaoszczędzony czas.
• Relacje foto i wideo, prowadzenie social mediów: nie stoi za tym mierzalna liczba.
• Świat fizyczny: przeprowadzić wydarzenie, odebrać grupę, wydać sprzęt.
• Wszystko, gdzie nie ma ani jednej liczby, którą da się zmierzyć przed startem: bez punktu wyjścia nie ma czego pokazać i od czego brać procent.