Отметьте, что у вас делается руками — и посчитайте, во что это обходится

Список собран из трёх бизнесов, которые я разобрал целиком: яхтенная школа, агентство путевых гайдов и аренда шести квартир. Это не отраслевая статистика — три бизнеса, а не триста. Но рутины в них повторялись, и почти наверняка часть из них есть у вас. Ничего заполнять и никуда отправлять не нужно: страница не просит ни почты, ни формы.

Три действия — и вы знаете цену своей рутины

• Как это выглядит на живом примере У арендодателя с шестью квартирами закрытие расчётного месяца занимало 3–6 часов. Свой час он оценивал до 150 zł. Три часа × 150 × 12 — это 5 400–10 800 zł в год, и только на времени, без ошибок в возмещении коммуналки и без просрочек.

Там, где деньги теряются молча

• Ответы на входящие заявки. Каждый день, включая вечера и выходные. Двигает: долю заявок, дошедших до брони.
• Дожим тех, кто спросил и не записался. После каждой заявки. Двигает: конверсию из вопроса в оплату.
• Добор людей на событие, у которого остались места. Несколько раз в месяц. Двигает: непроданные места × цену места.
• Анонс того, что будет на неделе. Раз в неделю. Двигает: число заявок от людей, которых нет в вашем чате.

Работа, которую не видно ни в одном отчёте

• Подтверждение состава перед выходом: «всё в силе?». Перед каждым событием. Двигает: долю событий с подтверждённым составом за сутки.
• Сбор ответов и контроль того, набралось ли нужное число. От одного до четырёх раз в неделю. Двигает: долю анонсов, которые собрали кворум.
• Ручной перенос данных из переписки в таблицу и обратно. Ежедневно. Двигает: не метрику, а ваши часы и число потерянных записей.
• Отмена или перенос при недоборе — и сообщить всем. Каждый раз, когда не собралось. Двигает: долю людей, которые вернулись после переноса.

Месячный цикл, который нельзя пропустить

• Получить счёт от управляющей компании или поставщика. Раз в месяц. Двигает: срок закрытия месяца.
• Собрать показания счётчиков или данные от второй стороны. Раз в месяц. Двигает: срок и число уточняющих переписок.
• Разнести расходы по объектам и выставить клиенту. Раз в месяц на каждый объект. Двигает: число ошибок в возмещении.
• Проверить, кто оплатил, и напомнить опоздавшим. Раз в месяц плюс напоминания. Двигает: число просрочек.
• Свести месяц и отложить налог. Раз в месяц. Двигает: неприятные сюрпризы в конце квартала.
• Смена клиента или жильца: договор, приёмка, депозит. Несколько раз в год. Двигает: простой между клиентами.

Рутина, про которую почти никто не помнит

• Сверка цен на сайте с тем, что есть на самом деле. Должна быть раз в неделю — обычно не делается вовсе. Двигает: число клиентов, пришедших с неверной ценой.
• Проверка, что внешние и партнёрские ссылки ещё живы. Раз в неделю. Двигает: потерянные переходы и партнёрские комиссии.
• Проверка, что промокоды и скидки работают и совпадают везде. Перед каждой акцией и после. Двигает: прямые потери на неверной скидке.
• Сверка того, что обещано в описании: что включено, а что нет. При каждом изменении. Двигает: число спорных возвратов.

Пять рутин, которые я не возьму

Это не скромность, а фильтр: если взять их, дельты не будет, а вы заплатите за работу.

• Всё, что случается реже раза в месяц: дельта не успеет накопиться, и мерить будет нечего.
• Всё, где ошибка агента стоит дороже сэкономленного времени.
• Фото- и видеоотчёты, ведение соцсетей: измеримой цифры за этим не стоит.
• Физический мир: провести событие, встретить группу, выдать снаряжение.
• Всё, где нет ни одной цифры, которую можно замерить до старта: без точки отсчёта нечего предъявить и не с чего брать процент.